BIEN PREPARER SON ASSEMBLEE GENERALE

 

 Rappels

- Loi du 1 juillet 1901 : Article. Art 1 : « l’association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices… ».

- 3 types d’associations :

Association de fait (non déclarée= pas de capacité juridique=pas de subvention publique)

Association déclarée : possède capacité juridique : insertion au JO sur production du récépissé de déclaration

Association reconnue d’utilité publique : décret du ministère de l’Intérieur. Capacité pour recevoir des dons.

- association agréée :

Voir fiche agrément

 

- l’assemblée générale :

Comment organiser l'accueil des adhérents ?

- l'accueil des adhérents : une priorité !

- il faut considérer les adhérents comme un public toujours à conquérir.

- Salle bien installée, bien éclairée, respect des horaires, veiller à ce que tous les participants soient en possession des différents rapports. C’set un ensemble de détails qui rendront votre A.G. agréable et conviviale (éviter l’absentéisme !).

 

Comment animer la réunion ?

- Réussir l'assemblée générale c'est à la foi en faire un moment de débats, de réflexions et aussi de convivialité. Plus l'A.G. est intéressante, plus les adhérents, trop souvent décriés comme des usagers ou des consommateurs, se sentiront concernés.

- Evitez la lecture systématique des rapports, hormis le rapport moral, préférez des commentaires en mettant en évidence les points forts, les tendances.

- Chaque bilan d'activités peut être présenté par un de ses responsables ou un des adhérents.

- Pour garder un caractère attractif, recherchez des présentations courtes et dynamiques, alliant qualité et technique moderne de communication, (vidéo, photo, transparents).

 

Y a t-il une durée maximum à ne pas dépasser ?

- Sachez qu'au delà de deux heures, l'attention des participants va considérablement diminuer. Il est indispensable de commencer à l'heure quel que soit le nombre des absents. C'est la seule solution pour faire changer les habitudes des retardataires.

 

A quel moment donner la parole à l'assemblée ?

- Vous pouvez ménager un temps pour les questions et les débats éventuels après chaque rapport, mais attention au dérapage des discussions qui s'éternisent.

- Si l'assemblée générale l'accepte, il est possible de bloquer la discussion sur l'ensemble des rapports. Les participants doivent cependant savoir, dès le début de l'assemblée, à quel moment ils pourront intervenir.

 

Quels documents faut-il distribuer aux adhérents ?

- L'assemblée générale doit retrouver tout son sens, par une réelle participation des adhérents, car elle est un gage de la vitalité démocratique de l’association.

- Bien informés et motivés, les adhérents se sentiront concernés et participeront plus facilement aux travaux de l'assemblée. Vous avez intérêt à donner à chaque participant l'ensemble des rapports, (l'idéal est de les adresser aux adhérents avant l'A.G. avec la convocation mentionnant l’ordre du jour).

 

Comment présenter les comptes ?

- Pour aider à la compréhension des documents comptables, il est recommandé de ne pas donner tous les détails de chaque compte. On s'efforcera donc de présenter des documents synthétiques qui montrent l'évolution de l’association et son résultat par rapport aux prévisions.

- Les détails de ces comptes, doivent être tenus à la disposition des adhérents.

 

Que doit comporter l'ordre du jour ?

- L'ordre du jour est fixé par le Conseil d’Administration. Certaines associations sont des associations agréées. Elles sont soumises parfois à des conditions particulières, parce qu'elles peuvent recevoir des aides publiques.

Par exemple, la réglementation de l'agrément peut ne pas permettre la prise de décisions sur des questions préalablement non inscrites à l'ordre du jour. Il s'ensuit que les décisions prises sur les "questions diverses" en A.G. sont susceptibles d'être invalidées.

 

A quel moment faut-il faire appel à candidature au Conseil d’administration ?

-          Si les statuts ne le précisent pas et à défaut de règlement intérieur, c'est le CA qui décidera de la procédure et des délais. Nous vous conseillons de procéder à l'appel à candidature en même temps que l'envoi ou l'affichage de l'invitation à l'assemblée (2 à 3 semaines avant l'A.G.).

 

 

Quelques questions à se poser au préalable :

 

1 – Travail de préparation de l’AG

Vous semble-t-il que l’AG a été préparé dans le respect des textes ?

Le Président s’est-il assuré :

-                     de la présence des registres, (CA et AG), des statuts ?

-                     du règlement intérieur (éventuellement) ?

-                     de l'accueil des personnalités et adhérents présents, de donner lecture des excusés ?

-                     d'ouvrir l'assemblée générale et d’en rappeler les buts ?

-                     d'organiser la désignation par l'assemblée d'un bureau de vote de trois personnes ?

 

 

2 – Déroulement de l’AG

L’ordre du jour est-il respecté ?

- Le rapport moral : c'est le document essentiel de l'assemblée générale. Il contient les résultats et analyses de l'activité générale de la saison écoulée. Il précise les orientations et perspectives pour l'année à venir.

Comment est-il présenté ? (Support papier/est-il lu ?en même temps/présentation tableau ?)

 

Pendant que l’assemblée le parcours y-t-il des commentaires ? Des questions ? Des débats ?

 

 

Le vote du rapport moral : après discussion, le rapport moral est soumis au vote, à bulletin secret si le conseil d'administration l'a décidé ou si une personne en fait la demande (en fonction de vos statuts). Les adhérents absents à l'assemblée générale peuvent participer aux différents votes s'ils ont donné mandat à un autre adhérent. La procuration doit être jointe à la convocation.

 

- Le rapport d'activités Pour les petites associations, il peut être inclus au rapport moral sous réserve de présenter les objectifs de l'année à venir.

 

 

- Le rapport financier

-          Le compte de résultat : il présente la situation de l'exercice écoulé en charges et en produits. Le déficit ou excédent sera porté au bilan selon la proposition du trésorier et la décision de l'assemblée générale : dotation aux provisions pour investissement, pour projet d'action, affectation aux réserves ou intégration au fonds associatif.

-          Le trésorier présente son analyse à l'assemblée et explique les grandes lignes de la réalisation de l'exercice.

 

 

Analyse des comptes : quels sont les revenus de l’association, ses charges principales ? Y a t il des points délicats ? Des zones d’incompréhension ? Le compte est-il équilibré ? Y-t-il des contradictions avec les contenus des rapports moral et d’activité ?

 

- Le bilan : il représente la photographie de la situation patrimoniale de l'association à la fin de l'exercice et particulièrement de la situation financière. Il tient compte des acquis des années précédentes et du résultat de l'année écoulée.

 

- Le rapport des commissaires ou des vérificateurs aux comptes : les vérificateurs ou commissaires aux comptes donnent lecture de leur rapport. Leur mission est de contrôler la régularité de la gestion et de proposer le quitus (avis favorable dans la gestion et la tenue de la comptabilité) au trésorier.

 

- Le projet de budget : expression comptable des orientations du rapport moral, le projet de budget est présenté à l'assemblée.

Analyse du budget : quels sont les revenus de l’association, ses charges principales ? Y a t il des points délicats ? Des zones d’incompréhension ? Le budget est-il équilibré ? Y-t-il des contradictions avec les contenus des rapports moral et d’activité ?

 

- La cotisation annuelle : le conseil d'administration propose à l'assemblée le montant de l'adhésion pour l'exercice à venir. Après débat et éventuelle modification, la cotisation est soumise au vote de l'assemblée.

 

- Election au conseil d'administration : le renouvellement porte statutairement les membres élus du conseil d'administration, arrivés au terme de leur mandat. S'il y a lieu, l'assemblée peut remplacer des membres qui ont démissionné en cours d'année.

 

4 – Clôture de la réunion et suite.

La conclusion : le président invite les partenaires de l'association, municipalité, représentants des ministères, de la fédération à prendre la parole, puis il clôt l'assemblée générale et invite les participants au pot de l'amitié.

 

 

- Le suivi :

. Déclarer le changement au Conseil d’administration et au bureau : cette formalité est à faire à la préfecture dans les 3 mois suivant l'A.G.

 

. Rédiger le procès-verbal de l'Assemblée Générale

Voir fiche « comment rédiger le procès verbal d’assemblée générale »