COMMENT REDIGER UN PROCES-VERBAL

D’UNE ASSEMBLEE GENERALE

Le procès-verbal d’une assemblée générale peut revêtir une importance primordiale. En effet tous les membres de l’association, mais aussi l’administration ou les partenaires de l’association peuvent les demander aux fins de contrôles ou d’information. Il est, de plus, pas nécessaire de rappeler qu’en cas de litiges ces documents auront sans aucun doute une importance non négligeable.

Il convient donc de mentionner sur ce document le jour, l’heure de cette réunion ainsi que la date et l’auteur de la convocation des adhérents.

La mention du nom et de la fonction du Président de séance et de la personne chargée de retranscrire les débats est, de même, nécessaire.

Une feuille de présence mentionnant le nom, le prénom et la qualité (membres actifs, représentants des institutions …) des personnes présentes devront être mise à la disposition des participants. Elle devra être signée par chacun. Cette feuille de présence servira à vérifier le quorum (si il est prévu par les statuts), de décompter le nombre de votants et d’attribuer éventuellement les pouvoirs.

L’ordre du jour, qui doit être mentionné sur les convocations, sera rappelé et suivi. Si cela n’est pas prévu explicitement (questions diverses …) les questions, non inscrites pourront être rejetées (exception faite de la question de la révocation des dirigeants).

Tous les documents (synthèse, étude, comptes annuels) susceptibles d’éclairer les débats et de permettre aux adhérents de voter, ou d’adopter les propositions ou les rapports ( rapport moral ou d’activité) seront donnés aux personnes disposant d’un droit de vote.

Après l’exposé et les débats, le « quitus » sera accordé (ou non) aux administrateurs pour leur gestion de l’exercice clos.

Les modalités d’approbation des votes doit être clairement énoncées dans les statuts (majorité simple, absolue, unanimité …), il est, de même, très important de réfléchir à l’attribution des droits de vote (pas de représentation, prise en compte des seuls suffrages exprimés, vote réservé aux membres actifs …).

A l’issu de l’assemblée générale le procès verbal est retranscrit sur le cahier réservé à cet effet (éviter les feuilles volantes collées dans le cahier). Sa rédaction finale pourra être soumise au vote du conseil d’administration sans pour autant que cela soit une obligation statutaire.

Attention il ne faut pas confondre le cahier de transcription des procès-verbaux des assemblées générales avec le registre spécial que toute association doit obligatoirement tenir sous peine de sanctions pénales (art 5 de la loi du 1^er juillet 1901). Celui-ci ne doit mentionner que les changements importants survenus dans l’association :

- changement d’administrateurs

- changement de siège social

- acquisition ou aliénation de biens

- modifications des statuts

- dates des déclarations obligatoires en préfecture